Organisasi dan Manajemen Koperasi

Pengelolaan organisasi koperasi, suatu pengorganisasian yang menghasilkan suatu susunan tugas atau tanggung jawab  yang terdiri dari bagian – bagian yang terintegasikan melalui hubungan antar bagian dalam koperasi. Melalui pengorganisasian terjadilah kerja antar orang, antar kelompok, dan antar bagian. Struktur organisasi koperasi dapat ditinjau dari segi intern organisasi koperasi dan segi ekstern organisasi koperasi. Pengelolaan organisasi koperasi, agar koperasi bisa berjalan dengan baik, koperasi perlu dijalankan secara professional dan melibatkan unsur-unsur antara lain rapat anggota, pengurus, anggota, dan badan pengawas. Ketiga unsur itu berkerja sama untuk mencapai tujuan koperasi. Agar lebih jelas, tiap-tiap unsure akan dibasah secara singkat, dan diharapkan dapat menjadi pedoman bagi siswa dalam berkoperasi.

Implementasi fungsi manajemen pada koperasi diantaranya adalah terdapat pada struktur organisasi seperti anggota, pengurus, pengawas, dan penasehat. Hal ini adalah salah satu comtoh pembagian fungsi manajemen dalam koperasi. Karena pada tiap-tiap fungsi memiliki peran berbeda-beda dan tidak bisa di pisahkan dari satu-kesatuan yang komplek dan saling melengkapi satu sama lain.

1.    Rapat Anggota

Rapat Anggota dalam koperasi merupakan ukuran keberhasilan koperasi dari waktu ke waktu. Selain itu arena rapat anggota dihadiri oleh seluruh anggota, rapat ini juga merupakan rapat pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Sejumlah keputusan penting diambil dalam rapat anggota ini antara lain:

Anggaran Dasar

1.  Kebijakan umum di bidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi

2. Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus, dan pengawas

3. Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi, serta pengesahan laporan keuangan

4. Pertanggungjawaban pelaksanaan fungsi pengurus

5.   Pembagian sisa hasil usaha, dan

6. Penggabungan, peleburan, pembagian, dan pembubaran koperasi.

2. Pengurus Koperasi

Tugas dari pengurus koperasi adalah mengurus organisasi dan usaha koperasi sesuai dengan anggaran dasar atau anggaran rumah tangga koperasi, pengurus harus mengetahui seluk-beluk usaha serta memahami organisasi koperasi tersebut. Seorang pengurus harus juga membina hubungan baik dengan koperasi lain sehingga mendapatkan informasi serta pembinaan dalam kemudahan bisnis.

3. Pengawas koperasi

Pengawas koperasi dibentuk dengan maksud dan tujuan sebagai berikut.

1. Memberikan bimbingan kepada para pengurus dan pengelola koperasi serta mencegah terjadinya penyelewengan.

2. Menilai hasil kerja pengurus dengan rencana yang sudah ditetapkan.

4.    Pengelola Koperasi / Manajer Koperasi

Pada kopeasi kecil ketua bertindak sebagai manajer, segala wewenang dan kuasa yang dilimpahkan kepada ketua di tentukan sesuai dengan kepentingan koperasi. Selain itu dalam rangka mewujudkan profesionalisme pengelolaan usaha koperasi, pengurus juga dapat mengangkat tenaga pengelola yang ahli untuk memngelola usaha koperasi yang bersangkutan.

STRUKTUR ORGANISASI KOPERASI

A. RAPAT ANGGOTA

Rapat Anggota adalah yang tertinggi dalam koperasi. Ini menyiratkan bahwa semua keputusan mengenai sifat dasar kebijakan ditentukan oleh kegiatan pengembangan koperasi disampaikan melalui pertemuan forum anggota anggota, setiap anggota memiliki hak yang sama untuk pendapatnya. Anggota Organisasi bertemu setidaknya sekali setahun.

Salah satu contoh pertemuan anggota koperasi dengan koperasi lainnya :

a.  Rapat Tahunan Anggota (RAT), yang merupakan pertemuan anggota yang diselenggarakan setiap akhir tahun keuangan. Dimiliki oleh Manajemen dan Dewan Pengawas yang dihadiri oleh anggota. Rapat Anggota Tahunan disahkan Dewan dan akuntabilitas laporan kantor Pembina, distribusi Bisnis (SHU), pemilihan anggota Dewan dan Dewan Pengawas.

b.  Khusus Anggota Meeting (RAK), yang merupakan pertemuan anggota diadakan untuk tujuan khusus seperti pengaturan kebijakan publik di bidang organisasi, manajemen dan koperasi upaya memperbaiki tahun fiskal berikutnya. Dan untuk mendirikan koperasi dan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga RAPB perubahan koperasi.

c.  Rapat Anggota Luar Biasa, rapat anggota yang diadakan untuk merger atau divisi atau konsolidasi atau pembubaran koperasi atau jika keadaan memerlukan otoritas keputusan segera untuk anggota pertemuan. Maka dapat mengadakan Rapat Umum Luar Biasa Anggota dapat dilaksanakan dengan permintaan tertulis 1/10 dari jumlah anggota, Dewan dan Negara.

B. MANAJEMEN

Kekuasaan yang dipegang oleh manajemen koperasi di bawah kendali pertemuan anggota. Mandat Dewan yang hanya dipilih, diangkat dan diberhentikan oleh anggota. Dewan harus membuat kebijakan yang tidak menyimpang dari Konstitusi dan Anggaran Rumah Tangga keputusan pertemuan anggota lain pada akhir masa jabatannya dan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka kepada anggota.

Manajer dipilih dari anggota dan masa jabatan manajemen dan pengawasan dari periode tiga tahun, dan setelah masa jabatannya berakhir dapat diangkat kembali.

Unsur-unsur Dewan Koperasi terdiri dari:

·         Ketua

·         Wakil Ketua

·         Sekretaris I

·         Sekretaris II

·         Bendahara I

·         Bendahara II

·         Wakil Kepala Keuangan Bisnis

·         Wakil Ketua Usaha Pelayanan Publik, Kecil-Menengah

·         Wakil Kepala Bidang Usaha Bisnis Bisnis Komunikasi dan Pengembangan

Anggota koperasi dapat terpilih sebagai dewan adalah yang memenuhi persyaratan sebagai berikut:

·         Memiliki sifat kejujuran dan keterampilan kerja.

·         Memiliki pengetahuan tentang koperasi.

·         Memiliki rasa disiplin dan tanggung jawab untuk menjalankan kegiatan usaha koperasi.

Tugas Dewan adalah:

1. Pengorganisasian rapat anggota.

2. Pengorganisasian dan idiil pembinaan organisasi.

3. Koperasi mewakili dalam dan di luar pengadilan.

4. Mengelola dan usaha koperasi.

5. Menyerahkan draft rencana kerja dan Rencana Anggaran Koperasi.

6. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban tugas.

7. Jauhkan buku secara tertib.

8. Mempertahankan Buku Daftar Anggota, Daftar Dewan Pengawas dan Buku

Daftar Buku.

Dewan berwenang untuk:

1. Menentukan kebijakan koperasi sesuai dengan Keputusan Rapat anggota.

2. Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru dan pemberhentian anggota      sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar.

Tugas dan wewenang pengelolaan masing-masing komponen dapat dipecah sebagai berikut:

a. Ketua

Ketua KOPERASI memiliki tanggung jawab baik masuk atau keluar dari organisasi, dengan deskripsi pekerjaan yang lebih sebagai berikut:

1. Koperasi Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota Dewan.

2. Mewakili Koperasi di dalam dan di luar pengadilan.

3. Lakukan semua tindakan sesuai dengan Keputusan Rapat anggota dan Rapat Dewan.

Kekuasaan presiden adalah sebagai berikut:

1. Menentukan kebijakan dan membuat keputusan.

2. Penandatanganan surat dan perjanjian dengan Sekretaris dan Bendahara.

Ketua bertanggung jawab kepada Rapat Anggota

b. Wakil Ketua

Wakil Ketua memiliki wewenang untuk bertindak sebagai wakil publik yang bertanggung jawab, dengan rincian tugas sebagai berikut:

1. Ketua tugas ketika absen.

2. Membina dan mengawasi organisasi dan daerah administrasi.

3. Melaksanakan pendidikan dan penjangkauan.

4. Melakukan kontrak bisnis dengan pihak lain

c. Sekretaris

Tugas utama sekretaris bertanggung jawab atas administrasi koperasi, adapun uraian tugas berikut:

1. Bertanggung jawab untuk administrasi dan kantor.

2. Memastikan kelengkapan organisasi.

3. Mengatur kantor.

4. Memimpin dan mengarahkan tugas karyawan.

5. Mengumpulkan & menyusun laporan kegiatan dengan bendahara dan pengawas.

6. Draft rencana program kerja dan organisasi idil.

Sekretaris berwenang untuk:

1. Pengambilan keputusan di bidang sekretaris.

2. Menandatangani surat-surat dengan ketua.

3. Menetapkan pedoman pelaksanaan dan organisasi konseling.

Sekretaris bertanggung jawab kepada Dewan pertemuan dengan Wakil Ketua.

d. Bendahara

Pada dasarnya tugas utama dari bendahara adalah mengurus kekayaan keuangan dan koperasi, antara lain:

1. Bertanggung jawab untuk koperasi masalah keuangan.

2. Mengatur catatan akuntansi.

3. Siapkan Anggran setiap bulan.

4. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang.

5. Anggaran dan koperasi rencana penerimaan.

6. Siapkan laporan keuangan.

7. Mengontrol anggaran.

Bendahara berwenang untuk:

1. Pengambilan keputusan di bidang manajemen keuangan dan bisnis.

2. Bersama dengan ketua menandatangani surat yang berhubungan dengan keuangan dan bisnis.

e. Wakil Ketua Bidang Usaha

Wakil ketua bisnis memiliki wewenang untuk bertindak sebagai wakil yang bertanggung jawab atas bisnis dan bertanggung jawab kepada wakil ketua, dengan rincian tugas sebagai berikut:

1. Mengembangkan dan mengawasi koperasi unit usaha.

2. Melaksanakan pendidikan dan penjangkauan bisnis.

3. Melakukan perjanjian kontrak bisnis dengan manajer unit usaha koperasi.

4. Menyusun peraturan tertentu pada unit bisnis.

C. PENGAWAS

Selain rapat anggota dan papan, salah satu alat kelengkapan organisasi koperasi adalah pengawas, antara lain memiliki tugas untuk mengawasi pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi.Adanya fungsi kontrol dalam organisasi koperasi, dimaksudkan sebagai upaya untuk meminimalkan risiko yang mungkin timbul sebagai akibat dari penyimpangan kebijakan dari rencana yang telah ditetapkan.Pengawas dipilih oleh rapat bersama dengan pemilihan anggota dewan dengan jangka waktu tiga pengawas tahun.Jabatan tidak boleh digabungkan bersama-sama dengan posisi papan, sedangkan persyaratan peraturan dengan persyaratan dewan.

Dengan job description masing-masing adalah sebagai berikut:

1. Mengawasi pelaksanaan kebijakan dewan mengenai pengelolaan koperasi, baik   mengenai aspek organisasi dan bisnis adill.

2. Meneliti catatan yang tersedia bagi koperasi.

3. Membuat laporan tertulis hasil pemantauan.

Sumber: 

http://yanwariyanidwi.wordpress.com/2013/12/10/manajemen-dan-pengelolaan-organisasi-koperasi/

Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats) Koperasi di Indonesia

Pengertian / definisi analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats).

Analisa SWOT adalah suatu metoda penyusunan strategi perusahaan atau organisasi yang bersifat satu unit bisnis tunggal. Ruang lingkup bisnis tunggal tersebut dapat berupa domestik maupun multinasional. SWOT itu sendiri merupakan singkatan dari Strength (S), Weakness (W), Opportunities (O), dan Threats (T) yang artinya kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman atau kendala, dimana yang secara sistematis dapat membantu dalam mengidentifikasi faktor-faktor luar (O dan T) dan faktor didalam perusahaan (S dan W). Kata-kata tersebut dipakai dalam usaha penyusunan suatu rencana matang untuk mencapai tujuan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Berikut saya lampirkan pengertiannya menurut salah satu pakar SWOT Indonesia, yaitu Fredy Rangkuti. Kurang lebih seperti ini :

“Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman”.

 Petunjuk umum yang sering diberikan untuk perumusan adalah :

1. Memanfaatkan kesempatan dan kekuatan (O dan S). Analisis ini diharapkan membuahkan rencana jangka panjang.

2. Atasi atau kurangi ancaman dan kelemahan (T dan W). Analisa ini lebih condong menghasilkan rencana jangka pendek, yaitu rencana perbaikan (short-term improvement plan). Tahap awal proses penetapan strategi adalah menaksir kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang dimiliki organisasi.

Analisa SWOT

memungkinkan organisasi memformulasikan dan mengimplementasikan strategi utama sebagai tahap lanjut pelaksanaan dan tujuan organiasasi, dalam analisa SWOT informasi dikumpulkan

dan dianalisa. Hasil analisa dapat menyebabkan dilakukan perubahan pada misi, tujuan, kebijaksanaan, atau strategi yang sedang berjalan. Dalam penyusunan suatu rencana yang baik, perlu diketahui daya dan dana yang dimiliki pada saat akan memulai usaha, mengetahui segala unsur kekuatan yang dimiliki, maupun segala kelemahan yang ada. Data yang terkumpul mengenai faktor-faktor internal tersebut merupakan potensi di dalam melaksanakan usaha yang direncanakan. Dilain pihak perlu diperhatikan faktor-faktor eksternal yang akan dihadapi yaitu peluang-peluang atau kesempatan yang ada atau yang diperhatikan akan timbul dan ancaman atau hambatan yang diperkirakan akan muncul dan mempengaruhi usaha yang dilakaukan. Dapat disimpulkan bahwa analisis SWOT adalah perkembangan hubungan atau interaksi antar unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman. Didalam penelitian analisis SWOT kita ingin memproleh hasil berupa kesimpulan-kesimpulan berdasarkan ke-4 faktor dimuka yang sebelumnya telah dianalisa :

>> Strategi Kekuatan-Kesempatan (S dan O atau Maxi-maxi)

 Strategi yang dihasilkan pada kombinasi ini adalah memanfaatkan kekuatan atas peluang yang telah diidentifikasi. Misalnya bila kekuatan perusahaan adalah pada keunggulan teknologinya, maka keunggulan ini dapat dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar yang membutuhkan tingkat teknologi dan kualitas yang lebih maju, yang keberadaanya dan kebutuhannya telah diidentifikasi pada analisis kesempatan.

>> Strategi Kelemahan-Kesempatan (W dan O atau Mini-maxi)

 Kesempatan yang dapat diidentifikasi tidak mungkin dimanfaatkan karena kelemahan perusahaan. Misalnya jaringan distribusi ke pasar tersebut tidak dipunyai oleh perusahaan. Salah satu strategi yang dapat ditempuh adalah bekerjasama dengan perusahaan yang mempunyai kemampuan menggarap pasar tersebut. Pilihan strategi lain adalah mengatasi kelemahan agar dapat memanfaatkan kesempatan.

>> Strategi Kekuatan-Ancaman (S atau T atau Maxi-min)

 Dalam analisa ancaman ditemukan kebutuhan untuk mengatasinya. Strategi ini mencoba mencari kekuatan yang dimiliki perusahaan yang dapat mengurangi atau menangkal ancaman tersebut. Misalnya ancaman perang harga.

>> Strategi Kelemahan-Ancaman (W dan T atau Mini-mini)

 Dalam situasi menghadapi ancaman dan sekaligus kelemahan intern, strategi yang

umumnya dilakukan adalah “keluar” dari situasi yang terjepit tersebut. Keputusan yang diambil adalah “mencairkan” sumber daya yang terikat pada situasi yang mengancam

tersebut, dan mengalihkannya pada usaha lain yang lebih cerah. Siasat lainnya adalah mengadakan kerjasama dengan satu perusahaan yang lebih kuat, dengan harapan ancaman di suatu saat akan hilang. Dengan mengetahui situasi yang akan dihadapi, anak perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang perlu dan bertindak dengan mengambil kebijakan-kebijakan yang terarah dan mantap, dengan kata lain perusahaan dapat menerapkan strategi yang tepat.

Analisis SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi Kekuatan (Strength), Kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunity), dan Ancaman (Threat) yang terjadi dalam institusi atau lembaga yang mengevaluasi dirinya sendiri maupun pesaing (dalam kasus ini adalah koperasi).

Kekuatan (Strength)

·         Anggaran pembangunan yang cukup memadai

·         Komitmen Pimpinan Kementrian Koperasi untuk menegakkan birokrasi yang efisien dan efektif serta akuntabel.

·         Dukungan politik dari masyarakat, pemerintah daerah dan lembaga legislative (kebijakan pro koperasi.

Kendala (Weakness)

·         Terbatasnya sarana dan prasarana penunjung yang persebarannya kurang merata dan kurang memadai

·         Perspektif pimpinan instansi pemerintah dan dunia usaha bahwa pemberdayaan koperasi semata-mata urusan Kementrian Koperasi

Peluang (Opportunity)

·         Pulihnya perekonomian nasional dari krisis ekonomi dan pertumbuhan ekonomi selama tahun mendatang

·         Otonomi daerah yang lebih baik + perimbangan keuangan yang lebih adil serta kedekatan pemda dengan permasalahan pelaku ekonomi di wilayahnya

·         Ketersediaan tenafa kerja yang mutunya makin meningkat sera sumber daya alam yang beraneka ragam

·         Kemauan politik yang kuat dari pemerintah + komitmen membangun sistem ekonomi yang lebih demokratis berdasarkan sistem ekonomi kerakyatan

·         Tuntutan masyarakat untuk pembangunan yang makin berkeadilan dan transparan

·         Pranata konstitusi dan aturan pelaksanaannya (GBHN, UU Perkoperasian, dan UU Propenas) yang memberikan prioritas pembangunan ekonomi pada koperasi mewujudkan sistem ekonomi kerakyatan

Ancaman (Treats)

·         Adanya agenda neo liberalisasi dari dunia internasional

·         Bertambahnya pelaku pasar multinasional yang sangat inovatif dan mampu menyajikan produk layanan yang lebih baik

·         Penegakan hukum yang belum efektif (maraknya peredaran barang impor illegal)

·         Rendahnya kualitas SDM, Produktivitas + daya saing koperasi

·         Mekanisme pasar yang berkeadilan belum efektif berfungsi

·         Keterbatasan keuangan Negara untuk menstimulan pembangunan ekonomi

·         Belum optimalnya pelaksanaan otonomi daerah untuk mendukung permberdayaan koperasi

·         Belum lengkapnya kelembagaan permberdayaan koperasi

·         Rendahnya partisipasi anggota koperasi dalam kegiatan usaha koperasi

·         Rendahnya tingkat kepedulian, kemampuan, dan kualitas Pembina dalam memberdayakan koperasi. 

Sumber:

http://www.slideshare.net/YucaSiahaan/analisis-swot-koperasi

(sumber : e-je.blogspot.com)